RAISON D’ÊTRE DE LA FONCTION – ENJEUX PRINCIPAUX

Le responsable des moyens généraux intervient dans le cadre du projet d’Apprentis d’Auteuil, d’Apprentis d’Auteuil Océan Indien et plus particulièrement d’Apprentis d’Auteuil Mayotte et dans le respect des réglementations en vigueur à Mayotte.


Le responsable des moyens généraux a pour mission de coordonner et de contrôler le pôle Moyens généraux (immobilier et logistique) de l’association au service des établissements et services (CFC, LEA et IES, service Msayidié et siège).
Il contribue au bon fonctionnement des activités. Il est force de proposition auprès du directeur de l’association, du directeur du CFC, des différents chefs de service et coordinateurs de l’association.

Il a autorité pour proposer les processus de travail adapté à ces différentes fonctions.




POSITION HIERARCHIQUE et FONCTIONNELLE


Le responsable des moyens généraux exerce ses missions sous l’autorité du responsable administratif et financier (N+1)
Il peut être amené à reporter son activité au directeur de l’association (N+2)
Il travaille en collaboration avec le responsable immobilier d’Apprentis d’Auteuil Océan Indien (lien fonctionnel)



PRINCIPAUX INTERLOCUTEURS


- Internes : Directeurs, chefs de service, coordinateurs, personnels de l’association, personnel administratifs des différents services, services RH, comptabilité/finance etc…
- Externes : prestataires de téléphonie mobile, de location de véhicules, de restauration collectives, propriétaires, agences immobilières etc.



RESPONSABILITES ET MISSIONS PRINCIPALES


Le responsable des moyens généraux coordonne l'ensemble des activités de gestion, d'entretien et de sécurité de l'immobilier de l'association (services, installations, équipements). Ainsi, il contribue à la réalisation des objectifs stratégiques de l'association par la mise à disposition de la meilleure infrastructure dans le cadre des budgets alloués.

Plus particulièrement, les missions du responsable des moyens généraux sont :

- Manager l’équipe des moyens généraux (assistants logistique, personnel d’entretien et de nuit) ;
-Planifier et suivre les emplois du temps de l’équipe allouée ;
- Assurer le développement des compétences de ses collaborateurs directs ;
- Assurer le suivi de la maintenance et de l'entretien des immeubles ;
- Être responsable des travaux et de la négociation des contrats d'entretien ;
- Assurer le suivi des travaux, animer les commissions travaux ;
- Programmer et contrôler les interventions de maintenance sous traitées ou réalisées par son équipe ;
- Gérer l'ensemble des approvisionnements de l'association ;
- Évaluer les prestataires, leurs compétences et le rapport qualité/prix de leurs prestations ;
- Gérer les contrats (entretien, téléphonie, véhicule, assurance, informatique);
- Assurer le suivi de la maintenance et de l'entretien du parc des véhicules et des carnets de bords ;
- Être garant du respect des procédures achat et s’assurer que les prestataires retenus respectent les législations en vigueur ;
- Participer aux travaux d'installation, d'aménagement et de maintenance des locaux ;
- Être présent lors des états des lieux et remise des clefs, travaux ;
- Organiser et superviser les déménagements ;
- Assurer le suivi des stocks ;
- Gérer le parc informatique ;
- Être garant de la sécurité, de l’hygiène et de la conformité des locaux ;
- Appliquer et faire respecter les normes et procédures en vigueur ;
- Organiser les contrôles réglementaires ;
- Mettre en œuvre les moyens de contrôle afin de garantir la sécurité des personnes et la sûreté des biens ;
- Optimiser la gestion et l'utilisation des espaces, des mouvements et des moyens ;
- Effectuer le reporting de son activité ;
- Élaborer des tableaux de bord pour assurer le suivi et l’analyse de son activité ;
- Nombreux déplacements sur les différents sites de l’association.

SAVOIR

- Maitrise des techniques de communication ;
- Connaissance en gestion d’équipe et dynamique de groupe ;
- Expérience dans l’organisation et le fonctionnement d’activités de type moyens généraux ;
- Connaissance des règles de sécurité/normes en matière d’obligation en ERP (incendie/électricité/visite périodique avec les organismes de sécurité, commission de sécurité etc.) ;
- Maitrise les outils bureautiques : Word, Excel, Internet.


SAVOIR FAIRE – SAVOIR ETRE


- Esprit d’initiative et d’organisation ;
- Sens des responsabilités, prises d’initiatives et flexibilité ;
- Savoir faire preuve de réactivité et d’adaptabilité ;
- Capacité à fixer des objectifs et évaluer les résultats ;
- Capacité d’organiser et de répartir le travail en fonction des attentes des services et compétences des équipes ; Aptitude à la gestion prévisionnelle ;
- Capacité à animer et à mobiliser une équipe pluridisciplinaire ;
- Capacités rédactionnelles, d’analyse et de synthèse ;
- Aptitude à la concertation, à la communication, à la médiation ;
- Capacité de négociation ;
- Capacité à gérer les situations d’agressivité et les conflits ;
- Favoriser un environnement apaisant et sécurisant ;
- Porter un regard d’espérance sur chaque jeune accueilli.