SPRING Réunion recherche, pour l’un de ses clients, une Assistante Polyvalente Bilingue.

Sous la responsabilité de l’assistante de direction groupe, vous assurez un ensemble de travaux de nature administrative pour le groupe, visant à la création et à la diffusion de documents, à l’accueil physique et téléphonique et à l’information des personnes du Groupe. De plus, le poste inclus également des missions de secrétariat pour l’un des pôles du groupe.

Vois missions :
- Accueil physique et téléphonique des clients « groupe ».
- Assistance – secrétariat du pôle portuaire.
- Gestion des dossiers de réclamation.
- Réception affranchissement et distribution du courrier pour l’ensemble du groupe.
- Réceptionne l’ensemble des documents entrants : courriers, mails, fax, convocations ou invitations…traitement, réponse ou transmission à la personne concernée.
- Gestion des consommables bureaux (papier, stylos, encre……).

Missions orientées « Pôle Logistique » :
- Accueille et récupère les documents administratifs des ouvriers. Filtre les demandes pour organiser les RDV. Transmets les documents aux ouvriers (fiche de paye, autres…).
- Gère les plannings et prise de RDV pour l’ensemble de l’encadrement du pôle logistique.
- Assure la partie facturation lorsque l’agent de facturation est absent.
- Organise les réunions de travail.
- Assure le suivi du classement et de l’archivage pour le Pôle logistique.
- Rédige l’ensemble des courriers pour l’activité portuaire, en anglais ou en français.
- Assiste la direction de la manutention dans le montage de certains dossiers : saisie, mise en forme de documents divers (création de support pour les réunions de travail, des panneaux d’affichage…)
- Maîtriser les outils de bureautique
- Maîtriser l’expression écrite et orale
- Connaitre l’organisation et le fonctionnement de l’entreprise
- Etre bilingue


Profil :
Vous avez une excellente capacité à communiquer et savez vous adapter aux différents types d’interlocuteurs internes ou externes. Vous maîtrisez les techniques de l’accueil, vous savez anticiper, vous êtes rigoureuse, discrète et avez un vrai sens de la confidentialité.
Vous savez organiser votre emploi du temps et gérer les priorités et les urgences.