Focalys est un organisme de formation et un cabinet de conseil en Santé-Sécurité au Travail & Hygiène alimentaire, né en 2009. Il se compose d’une douzaine de collaborateurs, salariés et indépendants.
Il se situe sur la commune de Saint Paul.
Dans le cadre de son développement, FOCALYS renforce son équipe en recrutant 1 Assistant de Gestion H/F en CDD de 12 mois en contrat d’apprentissage ou de professionnalisation.

Vous assistez le Gérant dans la gestion administrative, comptable et commerciale.
Vous soutenez la coordinatrice pédagogique dans l’organisation des actions de formation.

Contexte d’embauche

Recrutement souhaité pour Septembre 2017.
Formation souhaitée : Assistant de gestion ou équivalent en BTS ou DUT (2eme année uniquement), Licence ou titre pro niveau III à II.
CDD de 12 mois.
Si CDD en contrat de professionnalisation : vous êtes idéalement éligible au dispositif pôle emploi CUI-CIE (vérifier votre éligibilité auprès de votre conseiller Pole Emploi). Les candidatures non éligibles seront cependant étudiées.
Temps plein 35 heures.
Poste ouvert aux personnes en situation de handicap.
Statut : Employé
Poste situé sur la commune de Saint Paul.
Déplacements occasionnels sur la Réunion (remboursement barème ACOSS).

Vos missions

Gestion administrative
− Accueil téléphonique et physique
− Traitement du courrier
− Traitement des emails du poste et ceux du gérant au besoin
− Certification / habilitation : appui technique au montage des dossiers
− Montage de dossiers de demandes de subventions clients (ARVISE…)
− Aide aux réponses aux appels d’offre
− Production et suivi des contrats d’apport d’affaires, de sous-traitance, des lettres de missions


Gestion des formations
En lien avec la coordinatrice pédagogique
− Ouverture de session : production du dossier technico-pédagogique (convocation, livrets de formation..)
− Clôture de session : bilan technico-pédagogique, archivage

Gestion comptable
− Fournisseurs : demande de devis, contrôle des factures, suivi des paiements
− Production du chrono des ventes
− Production des factures clients et relances sur impayés
− Suivi des tableaux de gestion
− Rapprochement bancaire
− États trimestriels en lien avec le cabinet d’expertise comptable et la gérance

Gestion commerciale
− Déploiement du CRM
− Établissement des devis
− Établissement des conventions de formation
− Relance commerciale

Gestion Marketing -Communication
− Appui à la production de newsletters
− Suivi de l'état des stocks, établissement des commandes (livrets de formation…)
− Aide à mise à jour du site internet, des réseaux sociaux…
− Aide à la préparation d’évènementiels

Votre profil

− Niveau d’études souhaité : BAC minimum
− Formation souhaitée : Assistanat de gestion ou équivalent en BTS ou DUT (2eme année uniquement), Licence ou titre pro niveau III à II
− Expérience : 1 à 2 ans souhaité en ou hors alternance
− Permis de conduire et véhicule personnel exigés

Vos compétences techniques

− Connaissance souhaitée de la législation de la formation continue
− Notions de comptabilité générale
− Connaissance souhaitée d’un CRM
− Niveau autonome exigé sur l’outil bureautique (traitement de texte, tableur, powerpoint)
− Connaissance environnement MAC souhaité

Vos qualités comportementales

− Organisé(e)
− Rigoureux(se)
− Sens commercial
− Esprit d'équipe développé