Shock ETT Ouest recherche pour son client un Assistant de gestion et administratif (h /f)

Vous avez pour principales missions :

Administratif :
• Gestion du courrier arrivé / départ
• Commande de fournitures
• Organisation des réunions via Outlook
• Compte rendu de réunion
• Gestion du planning voiture + suivi des entretiens
• Contrôle des notes de frais
• Validation et gestion des congés via G. Congé
• Organisation des déplacements du personnel de l’agence via EGENCIA
Financier :
• Suivi et contrôle des factures externes et inter sociétés liées aux marchés en cours
• Traitement des FIS liées aux frais de fonctionnement de l’établissement de la Réunion
• Tenue de la caisse + journal de trésorerie
• Vérification et validation des factures via G. fac
Appel d’offre et gestion de marché :
• Maîtriser les appels d’offre (être capable de monter un dossier de candidature en autonomie DC1 – DC2 – DC4) + maîtriser l’ensemble des documents liés aux offres (CCAP – CCTP – RC – DE – PBU – RC…)
• Respecter les procédures liées à l’ouverture d’une proposition (enregistrement sur « i », procédures qualités, arborescence des études et affaires…)
• Suivi administratif (OS, notification, contrat…) et financier (suivi du tableau prévisionnel de facturation, des factures émises et calcul de révision) des affaires, de la réception du contrat client à la clôture de l’affaire
Assistance gestion des recrutements :
• Préparation des dossiers recrutement papier et informatique (docs types à compléter par le candidat et le recruteur + diffusion aux services concernés)
• Gestion des contrats avec les agences d’intérim
• Saisie des heures intérimaires via G. temps
• Demande d’ouverture des identifiants, trigrammes et toutes autres demandes liées à l’arrivée d’un nouveau salarié
• Convention de stage des stagiaires + documents associés + diffusion aux services concernés
Référent qualité :
• Veiller au respect des procédures liées à la qualité pour les études et le suivi des affaires.

De formation BAC + 2 en gestion, administratif, vous possédez une expérience de 3 ans minimum sur un poste similaire. Vous maîtrisez parfaitement la gestion administrative des appels d’offres.
Une expérience dans un environnement BTP serait un plus pour ce poste.