Présentation du poste
L'assistant chef projet événementiel (H/F) accompagne et assiste la chargée de projet de la conception à l'organisation matérielle et logistique d'événements (salons professionnels, séminaires, inaugurations…) destinés au grand public et/ou aux professionnels (entreprises, institutions, associations). Il/Elle joue un rôle clef à la mobilisation et l’organisation de la participation des acteurs locaux, nationaux & internationaux. Il/Elle intervient également sur les volets communication digitale, relations presse et développement commercial.
Ce poste s'exerce au sein de l'agence EVENTGO, en relation avec de nombreux intervenants : clients, gestionnaires de lieux, loueurs de matériel, fournisseurs, traiteurs, restaurateurs, prestataires techniques et médias.
L'activité implique des déplacements sur l'ensemble de l'île lors des événements, des horaires décalés pouvant inclure des soirs, week-ends et jours fériés.
Gestion de projets & Logistique événementielle
- Appui global : Accompagner le chargé de projet dans le suivi global, la préparation et la mise en œuvre des différentes étapes des événements.
- Planification : Participer à la réalisation et au suivi des échéanciers, des rétroplannings et au respect des dates butoirs. Réalisation du programme des animations & conférences.
- Coordination terrain : Assurer la circulation des informations entre les équipes internes et les prestataires externes (vidéastes, photographes, graphistes, traiteurs, gestionnaires de lieux...). S'assurer que les équipes et prestataires disposent des informations pertinentes
- Suivi budgétaire : Assister à la préparation, au suivi et à la clôture des budgets.
- Gestion des imprévus : Agir en prévision des éventualités et gérer la coordination terrain (gestion des flux, suivi des animations) le Jour J avec réactivité et amabilité.
- Post-événement : Participer à la rédaction des rapports, bilans et analyses post-événement.
Développement commercial & Relations partenaires
- Prospection : Rechercher de nouveaux clients, exposants, acheteurs et partenaires (en français et en anglais) pour assurer la conversion en chiffre d'affaires.
- Suivi de compte : Organiser et suivre les rendez-vous clients ;
- Demande de partenariat : rédiger et envoyer les courriers officiels et les demandes de partenariat.
- Gestion des invitations : Prendre en charge les invitations officielles et la relance des acheteurs/VIP.
Communication, Marketing digital & Relations Presse
- Création de contenus : Concevoir des visuels percutants et alimenter le calendrier éditorial des réseaux sociaux.
- Audiovisuel : Assurer la captation vidéo lors des événements et réaliser les montages de contenus pour le community management.
- E-mailing : Préparer, rédiger et diffuser les newsletters de l'agence.
- Relations Presse : Rédiger et diffuser les communiqués et dossiers de presse, et assurer le suivi des relations médias.
- Programmation & Gestion des intervenants
- Contenu de l'événement : Rechercher et coordonner les intervenants pour les tables rondes et conférences.
- Animation : Organiser et suivre les animations (musicales, culturelles…)
- Eductour : Organiser la venue de partenaires internationaux. Coordonner le programme et les activités avec les partenaires.
Administration & Gestion des participants
- Inscriptions : Gérer l'enregistrement administratif des participants (exposants, visiteurs, invités, VIP, etc.) et mettre à jour les bases de données.
- Suivi documentaire : S'assurer que les commandes et besoins spécifiques soient reflétés fidèlement dans la documentation technique.
- Gestion financière : Assurer le suivi des devis, factures et bons de commande.
Veille & recherche
Effectuer une veille sectorielle sur les tendances événementielles, les innovations et les nouvelles animations afin de formuler des propositions créatives à la direction.
Profil attendu
- Formation BTS / Licence / Master dans le secteur événementiel, marketing ou communication
- Idéalement 3 ans d’expérience en organisation d'événements
- Pratique professionnelle de l'anglais (prospection internationale)
Compétences techniques
- Maîtrise du Pack Office (Excel, Word, PowerPoint) et des outils internet et IA
- Gestion de projets et maîtrise des outils de suivi associés
- Création visuelle (Canva ou équivalent)
- Excellente capacité rédactionnelle (français & anglais courant recommandé)
- Connaissance des réseaux sociaux et du community management
- Connaissance des principes généraux de communication (publicité, droit d'auteur, presse…)
- Captation et montage vidéo appréciés (Capcut, Wondershare…)
Savoir-être
- Rigoureux(se) et organisé(e) — capable de gérer plusieurs projets simultanément
- Autonome et force de proposition
- Dynamique et sens de l'initiative
- Excellent relationnel et capacité à se faire comprendre à l'oral comme à l'écrit
- Créatif(ve) et sensibilité au design
- Bienveillant(e) et esprit d'équipe
- Capable de gérer le stress et les situations complexes avec calme et amabilité
- Désir de satisfaire les clients et de dépasser leurs attentes
- Sens de l'analyse, compréhension des chiffres et esprit de synthèse
